Voici les premières questions à se poser lorsque vous avez envie de créer un événement
1. Quel est l’objectif de mon événement ? Que ce soit professionnel ou personnel, rassembler des personnes demande du temps, de l’argent, il est primordial de connaitre la raison de cette prise de décision.
2. Qui vais-je inviter ? Ou qui j’aimerais accueillir lors de mon événement ? En effet, il est très agréable de rassembler les gens autour d’un moment convivial. Mais pour que celui-ci ait un fort impact, il faut se concentrer sur un objectif et définir une cible. On ne se projette pas de la même façon avec ses salariés qu’avec ses clients, qu’avec des partenaires ou ses fournisseurs.
3. À quelle date ou à quelle période vais-je l’organiser ? Cette question soulève le délai, c’est-à-dire le temps que vous allez accorder à cette organisation, mais aussi le type d’événement. Une soirée en hiver n’a pas le même impact, la même ambiance,…. qu’une soirée en été.
4. Quelle ambiance je veux donner à mon événement ? Quelle que soit l’envergure de l’événement, il doit y avoir une ambiance, un cadre, une atmosphère. Chaque événement est unique, et je dirais même que plus il sera unique, plus il aura d’impact. N’oublions pas qu’un événement est un moyen de communication. C’est un vecteur de communication, souvent qualitatif plus que quantitatif.
5. Quel est mon budget ? Même si vous n’avez pas figé un budget précis, il vous faut une fourchette en tête parce que n’oublions pas que nous sommes dans un univers festif, plaisant, agréable et les rêves coûtent parfois chers.
6. Les réponses à ces premières questions permettent d’imaginer l’événement de manière plus précise. On peut désormais se demander : Où vais-je organiser mon événement ? Le lieu est important pour susciter de l’intérêt auprès de la cible.
7. Maintenant que la date, le lieu, le budget sont définis en fonction de l’objectif, il est important de réfléchir à la manière de le communiquer : Comment vais-je annoncer cet événement ? La communication est primordiale pour réussir son événement. On ne communique pas de la même manière à des enfants qu’à des adultes, qu’à des séniors. On communique différemment aux femmes qu’aux hommes. On utilise un langage différent lorsqu’on parle à une cible sénior, ou à des jeunes.
8. Quel est mon timing idéal ? Je travaille à partir de rétro-planning, je pars de la date de l’événement jusqu’à aujourd’hui. Je mets des dates butoirs en fonction des tâches à accomplir. Cette méthode permet de ne pas s’éparpiller et de gérer son stress.
9. Qui fait quoi ? Permet de gérer l’organisation. Que ce soit en amont, le Jour-J et après l’événement, vous devez savoir quelles tâches sont attribuées à quelle personne. Plus l’événement sera encadré, moins vous laisserez de place aux oublis et aux ratés.
10. Je finirais cette liste en vous rappelant de toujours prévoir un plan B. Une organisatrice événementielle selon moi, a pour rôle essentiel de limiter les couacs et pour cela, je me dois d’imaginer toutes les éventualités qui viendraient bousculer l’organisation de l’événement. Il faut donc laisser une place, aussi minime soit-elle à l’imprévu. Pour être le plus serein possible, laissez une petite place à l’imprévu dans chacune de vos tâches.
Pour résumer, créer un événement est pour moi, comme partir en voyage. C’est prenant, passionnant, stressant mais tellement vivifiant. Gardez en tête que cela prend du temps et de l’énergie.
Alors si cela vous semble trop complexe à gérer, n’hésitez pas à me contacter !
les conseils de Vanessa, Viv’Event
